Rheoli gwrthdaro buddiannau

Yn Ofgem, disgwyliwn i'n staff gyflawni eu gwaith yn onest, yn deg ac yn ddidwyll. Dylent ddilyn cod y Gwasanaeth Sifil a bod yn rhydd o unrhyw ddylanwad neu ragfarn.

Rydym yn ymrwymedig i wneud yn siŵr bod buddiannau'n cael eu cydnabod, eu datgan a'u rheoli'n briodol er mwyn i ni allu bodloni ein dyletswyddau fel rheoleiddiwr ynni.

Drwy ddilyn y polisi hwn, gallwn ddangos yn glir nad oes buddiannau preifat yn dylanwadu ar ein penderfyniadau.

Ynglŷn â'r polisi

Mae ein polisi gwrthdaro buddiannau yn nodi'r canlynol:

• mathau o fuddiannau, gan gynnwys y rhai a waherddir yn llwyr
• sut rydym yn nodi ac yn rheoli gwrthdaro
• pryd y dylid datgan a datrys budd

Diffiniad o wrthdaro buddiannau

Gwrthdaro buddiannau yw pan fydd gan rywun fudd neu y bydd mewn sefyllfa a allai, neu yr ystyrir y gallai, effeithio ar ei allu i wneud ei swydd yn iawn. Mae hyn yn cynnwys sefyllfaoedd lle bydd rhywun mewn sefyllfa i wneud y canlynol:

• cael ei ddylanwadu gan eraill, neu gan fuddiannau eraill
• cam-fanteisio ar ei rôl er budd personol
• cam-fanteisio ar ei rôl er budd eraill

Mae tri math o wrthdaro.

Gwrthdaro gwirioneddol

Sef lle bydd cyfle i fudd ariannol, personol neu wleidyddol gael dylanwad, neu y gellir effeithio ar farn rhywun wrth iddo gyflawni ei ddyletswyddau.

Gwrthdaro canfyddedig

Sef lle y mae'n ymddangos y gallai buddiannau rhywun effeithio arno ac o ganlyniad, gallent effeithio ar ei farn.

Gwrthdaro posibl

Sef y gall budd nad oedd yn wrthdaro i ddechrau droi'n wrthdaro yn y dyfodol.

Pwy ddylai ddilyn y polisi hwn

Rhaid i unrhyw un sy'n gweithio ar ran Ofgem ddilyn y polisi p'un a gaiff ei gyflogi fel:

• aelod o staff parhaol, achlysurol, tymor penodol neu asiantaeth
• contractwr
• cyfarwyddwr anweithredol
• ymgynghorydd wrth gefn
• secondai

Mae'n bosibl y bydd cyfyngiadau ar waith ar gyfer cyfarwyddwyr gweithredol ac anweithredol oherwydd eu rôl a'r dylanwad maent yn ei gael ar Ofgem. Cyhoeddir buddiannau ein bwrdd a'n cyfarwyddwyr ar ein gwefan. Mae'n bosibl y bydd rhai rheolau yn ein polisi yn gymwys i staff y dyfodol hefyd.

Rhaid i'r staff ddatgan buddiannau sy'n cynnwys dibynyddion fel gŵr priod/gwraig briod, partner dibriod, partner sifil neu blant.

At hynny, dylai'r staff hefyd fod yn ymwybodol o wrthdaro posibl a allai godi sy'n cynnwys teulu na ydynt yn ddibynnol, ffrindiau a chydnabod ehangach. Dylent ddatgan unrhyw beth y gellid ystyried mai gwrthdaro ydyw trwy eu cydberthnasau personol y tu allan i'r teulu.

Bydd angen i ddibynyddion werthu cyfranddaliadau mewn cwmnïau sy'n cael eu rheoleiddio, ond nid oes angen i ffrindiau wneud hynny. Os caiff ffrind aelod o'r staff ei gyflogi gan sefydliad rydym yn gweithio'n agos gydag ef, yna dylid asesu a mynd i'r afael â'r gwrthdaro potensial yma os ydyw'n berthnasol.

Mathau o fuddiannau

Gallai buddiannau fod yn ariannol neu'n anariannol ac yn gysylltiedig â chydberthnasau personol neu wleidyddiaeth.

Nid yw gwrthdaro yn ymwneud â'r cwmnïau a reoleiddir gennym yn unig. Gallent gynnwys bod â budd mewn cwmni lle mae gweithgarwch busnes sylfaenol yn gysylltiedig â'r diwydiant ynni neu gyflenwi nwyddau a gwasanaethau i Ofgem.

Caiff yr holl staff eu gwahardd rhag ymgysylltu â sefydliadau neu unigolion y mae ganddynt fudd ynddynt ar ran Ofgem.

Cyflogaeth eilaidd

Cyflogaeth eilaidd yw pan fydd unigolyn hefyd yn cael ei gyflogi gan sefydliad arall wrth weithio yn Ofgem.

Mae rheoli gwrthdaro buddiannau yn hanfodol i'r staff sy'n dal rolau cyflogaeth eilaidd neu allanol, gan gynnwys aelodaeth o fyrddau, rolau cynghorol neu swyddi gwirfoddol.

Hyd yn oed os nad oes gwrthdaro gwirioneddol, gall y canfyddiad o wrthdaro niweidio enw da Ofgem a rhaid ystyried hynny.

Datganiad a chymeradwyaeth

Rhaid i bob aelod o staff, gan gynnwys unrhyw un newydd sy'n ymuno ag Ofgem, ddatgan os oes ganddynt gyflogaeth eilaidd neu os ydynt yn dal unrhyw rolau allanol. Rhaid iddynt hefyd roi gwybod am y swyddi hynny yn ysgrifenedig i'w rheolwr llinell.

Gall Ofgem wrthod neu wahardd caniatâd i barhau gyda'i gyflogaeth eilaidd os nodir gwrthdaro buddiannau. Dan yr amgylchiadau hynny, bydd datrysiad priodol yn cael ei gytuno arno yn dibynnu ar natur y gwrthdaro.

Amodau ar gyfer dal cyflogaeth eilaidd

Ni ddylai cyflogaeth eilaidd wneud y canlynol:

• ymyrryd â'n cyfrifoldebau rheoleiddiol
• ymyrryd â rhwymedigaethau cytundebol aelod o'r staff i Ofgem
• cynnwys unrhyw sefydliad a reoleiddir gan, neu sefydliad sydd â buddiannau masnachol yn y sector ynni, sy'n gysylltiedig â rôl Ofgem fel rheoleiddiwr
• caniatáu ar gyfer camddefnyddio gwybodaeth gyfrinachol neu freintiedig a gafwyd yn sgil cael cyflogaeth gan Ofgem
• caniatáu ar gyfer amgyffred rhagfarn, triniaeth ffafriol neu deyrngarwch amhendant

Dulliau diogelu a monitro

Rhaid i'r staff roi gwybod yn syth am unrhyw newid yn eu hamgylchiadau a allai effeithio ar yr asesiad gwrthdaro gwreiddiol.

Gallem adolygu trefniadau cymeradwy. Mae gennych hawl i ailasesu neu dynnu cymeradwyaeth yn ôl ar unrhyw adeg.

Gallai'r staff gael eu gofyn i gael eu hesgusodi o ddyletswyddau neu benderfyniadau penodol lle mae gwrthdaro neu wrthdaro canfyddedig.

Tryloywder ac atebolrwydd

Byddwn yn cofnodi pob datganiad a phenderfyniad yn unol â'n gweithdrefnau llywodraethu.

Gall methu â datgelu neu reoli gwrthdaro buddiannau yn gywir arwain at gamau disgyblu. Gall rhai achosion difrifol arwain at ddiswyddiad, er enghraifft:

• dal gwybodaeth yn ôl yn fwriadol
• methu â cheisio cymeradwyaeth
• parhau mewn rôl eilaidd ar ôl i ganiatâd gael ei dynnu'n ôl

Ystyriaethau ôl-gyflogaeth

Rhaid i'r staff gydymffurfio â'n rheolau penodiadau busnes. Gallem osod cyfyngiadau ar staff rhag cymryd rhai swyddi ar ôl gadael Ofgem. Mae hyn yn debygol iawn o ddigwydd mewn swyddi lle mae risg y byddai cyn gyflogeion yn rhoi gormod o ddylanwad ar Ofgem neu lle maent wedi cael gafael ar wybodaeth sensitif y gallent ddefnyddio er eu budd nhw.

Er enghraifft, gallai cyfyngiadau gael eu gosod ar lobïo, ymuno â sefydliadau sy'n cael eu rheoleiddio gan Ofgem, neu ddefnyddio gwybodaeth gyfrinachol a gafwyd yn ystod y gyflogaeth.

Buddiannau ariannol

A financial interest can be direct or indirect and is anything that has a monetary value. An individGall budd ariannol fod yn uniongyrchol neu'n anuniongyrchol a gall fod yn unrhyw beth sydd o werth ariannol. Gallai unigolyn gael budd ariannol o:

• fasnachu offerynnau ariannol
• gwerthu gwybodaeth
• dylanwadu ar benderfyniad neu wybodaeth am benderfyniad cyn iddo gael ei wneud yn gyhoeddus
• cyfranddaliadau mewn cwmnïau ynni neu endidau cysylltiedig ag ynni, gan gynnwys cyfranddaliadau dethol
• swyddi eilaidd neu gyfryngau incwm, er enghraifft ymgynghoriaeth, comisiynau, cyfarwyddwyr
• cronfeydd neu gynlluniau buddsoddi yn seilwaith
• buddsoddiadau mewn cyllido torfol sy'n gysylltiedig â'r diwydiant ynni
• gweithgarwch caffael
• ymgysylltu â sefydliadau o gyflogaeth flaenorol
• rhoddion a lletygarwch
• cymryd rhan mewn cynllun amgylcheddol a weinyddir gennym
• opsiynau cyfranddaliadau'r dyfodol
• maddau dyledion
• eiddo
• hawliau eiddo deallusol

Caiff rhai buddiannau ariannol eu gwahardd yn llwyr i holl staff Ofgem, er enghraifft:

• mynd ar drywydd unrhyw weithgaredd, dal unrhyw swydd neu feddu ar gyfranddaliadau neu fuddiannau eraill mewn cwmnïau ynni a drwyddedir gan Ofgem
• buddsoddi mewn seilwaith, ecwiti preifat neu gronfeydd pensiwn lle maent yn rheoli'r buddsoddiad, os oes ganddynt neu os ydynt yn debygol o gael buddsoddiadau mewn unrhyw gwmnïau a drwyddedir gan Ofgem

Gall staff gymryd rhan mewn cronfeydd pensiwn neu gynlluniau buddsoddi tebyg a allai feddu ar gyfranddaliadau mewn cwmnïau trydan neu nwy os nad ydynt yn rheoli'r penderfyniadau ar fuddsoddi.

Yn yr un modd, caiff buddiannau mewn cronfeydd masnachu mewn cyfnewidfeydd stoc fel FTSE100, S&P500 neu olrheinwyr Byd Cyfan eu caniatáu. Fodd bynnag, dylid ystyried unrhyw beth mwy penodol i'r sector ynni yn ofalus.

Os oes unrhyw amheuaeth, dylid datgan buddiannau ariannol er mwyn gallu rhoi cyngor ynghylch a oes gwrthdaro'n bodoli neu beidio.

Buddiannau anariannol

Mae'r buddiannau anariannol yn cynnwys, ond nid ydynt yn gyfyngedig i gyfleoedd sy'n ymwneud â:

• mynediad i wybodaeth sensitif neu gyfleusterau yn Ofgem
• triniaeth ffafriol i unigolyn neu gwmni yn gyfnewid am fudd, fel prynu nwyddau neu wasanaethau o sefydliad lle mae gan yr aelod o staff gysylltiadau
• triniaeth ffafriol i unigolyn neu gwmni oherwydd bod yr aelod o staff wedi gweithio iddynt yn flaenorol, fel dyfarnu contract caffael
• sicrhau penderfyniad ffafriol i blaid wleidyddol neu gyrff anwleidyddol eraill er mwyn gwneud cynnydd personol yn y sefydliad hwnnw
• rhoddion neu letygarwch, er enghraifft mynediad i ddigwyddiadau chwaraeon a derbyniadau  
• aelodaeth o sefydliadau a chymdeithasau
• sicrhau unrhyw un o'r buddiannau uchod i deulu neu ffrindiau

Buddiannau cydberthynas bersonol

Budd cydberthynas bersonol yw lle mae gan aelod o'r staff gydberthynas agos â rhywun neu fusnes sydd â diddordeb yn Ofgem. Gallai hwn fod yn bartner (partner neu gyswllt busnes), aelod o'r teulu neu rywun a allai wneud cais i weithio yn Ofgem.

Mae'r buddiannau personol yn cynnwys, ond nid ydynt yn gyfyngedig i'r canlynol:

• cyflogi perthnasau yn yr un adran ag aelod o staff presennol
• cael cydberthnasau agos â'r bobl sy'n cymryd rhan yn y cynlluniau amgylcheddol a weinyddir gennym
• partneriaid a dibynyddion sy'n gweithio i'r cwmnïau a reoleiddir gennym, neu sy'n cymryd rhan mewn cynlluniau Sharesave yn y cwmnïau hynny
• cydberthnasau â'r bobl sy'n cynrychioli busnesau rydym yn prynu nwyddau neu wasanaethau wrthynt

Byddwn yn asesu buddiannau cydberthynas bersonol fesul achos. Bydd ein penderfyniad yn dibynnu ar y canlynol:

• beth yw'r gydberthynas a pha mor agos ydyw
• natur y budd
• a allai'r unigolyn neu a ellir ystyried bod yr unigolyn yn dangos tuedd oherwydd y gydberthynas

Buddiannau gwleidyddol

Fel gweision sifil, caiff staff Ofgem eu cyfyngu rhag cymryd rhan mewn rhai gweithgareddau gwleidyddol. Mae'r rhain wedi'u nodi yn adran 4 Cod Rheoli'r Gwasanaeth Sifil.

Gall y staff gymryd rhan yn y rhan fwyaf o weithgareddau gwleidyddol, yn dibynnu ar eu rôl ac os bydd hyn yn bodloni rheolau Ofgem, er enghraifft:

• gall staff gradd 2a neu is gymryd rhan yn y rhan fwyaf o weithgareddau gwleidyddol gyda chymeradwyaeth Ofgem
• ni all staff gradd 2b neu uwch gymryd rhan mewn gweithgareddau gwleidyddol cenedlaethol ond gall ofyn am ganiatâd i gymryd rhan mewn gweithgareddau lleol

Ni ddylai safbwyntiau personol darfu ar ddyletswyddau swyddogol.

Mae gan staff hawl i fod yn aelodau o bleidiau gwleidyddol. Nid oes angen iddynt ddatgan aelodaeth.

Gweithgaredd gwleidyddol di-blaid

Gall cyfyngiadau fod yn gymwys i weithgareddau gwleidyddol di-blaid fel:

• arddangos ar ran carfan bwyso, elusen neu gorff tebyg
• cynrychioli carfan bwyso, elusen neu gorff tebyg yn y cyfryngau neu rywle arall

Lle mae'r gwrthdrawiadau hynny'n bodoli, byddwn yn rhoi canllawiau ar sut i'w datrys yn briodol er mwyn diogelu'r unigolyn a'r sefydliad.

Pryd y dylid datgan budd

Cyn ymuno ag Ofgem, rhaid i aelodau newydd o staff ddarllen am y broses a'r gofynion datgan buddiannau.

Rhaid iddynt ddweud wrthym am unrhyw wrthdaro buddiannau cyn eu dyddiad dechrau. Mae hyn yn sicrhau eu bod yn ymwybodol o unrhyw gamau gweithredu sy'n ofynnol cyn i'w contract ddechrau.

Er enghraifft, os oes ganddynt unrhyw gyfranddaliadau mewn cwmni ynni, bydd angen iddynt fod yn ymwybodol y bydd angen gwerthu'r rhain ymhen 6 mis o'u datgan. Mae'n bosibl hefyd y bydd senarios eraill y tu hwnt i'r enghreifftiau rydym wedi'u crybwyll.

Mae'n rhaid i'r holl staff ddilyn y polisi wrth weithio yn Ofgem. Rhaid iddynt ailgyflwyno datganiad bob blwyddyn drwy ein system adnoddau dynol, gan nodi bod y wybodaeth a ddarparwyd ganddynt yn gyfredol.

Os dônt yn ymwybodol o unrhyw newidiadau yn eu hamgylchiadau, rhaid iddynt roi gwybod i ni am y newid hwn cyn gynted â phosibl. Dylent ddefnyddio eu crebwyll eu hunain i wneud yn siŵr na allai unrhyw wrthdaro uniongyrchol na chanfyddedig godi.

Gallai torri'r polisi a methu â rhoi gwybod am adroddiad neu ddatrys gwrthdaro a ddatgelwyd arwain at gamau disgyblu. Os oes ansicrwydd, caiff staff eu hannog i gwblhau ffurflen datgan buddiannau i'w hadolygu fel mesur rhagofalus.

Datrys budd a ddatganwyd

Mae'r staff yn gyfrifol am ddatrys buddiannau wedi'u datgan, ynghyd â'u rheolwr llinell lle y bo'n briodol.

Caiff pob gwrthdaro buddiannau ei adolygu fesul achos. Gall y camau a gymerwyd i ddatrys y buddiannau a pha mor hir mae'n cymryd i'w datrys fod yn wahanol ar sail amgylchiadau'r unigolyn.

Gwneud penderfyniadau ar wrthdaro buddiannau

Caiff pob datganiad ei adolygu a'i brosesu yn gyfrinachol fesul achos. Lle y bo'n briodol, gall gwasanaethau corfforaethol a thimau cyfreithiol fod ynghlwm.

Mae'n anodd diffinio pob un o'r sefyllfaoedd lle y gallai gwrthdaro buddiannau ddigwydd. Efallai y byddwn yn ystyried:

• safle'r aelod o staff yn y sefydliad
• natur y budd neu'r gydberthynas
• sut gallai'r budd gael ei amgyffred yn allanol

Byddwn yn anfon e-bost o'n penderfyniad at unigolion. Os byddant yn anghytuno â phenderfyniad, gallant apelio a rhoi rhagor o wybodaeth berthnasol i gefnogi eu hachos. Mae'n bosibl y byddwn yn uwchgyfeirio achosion er mwyn i'r uwch-reolwyr wneud penderfyniad terfynol.

Mae pawb yn Ofgem yn gyfrifol am asesu eu hamgylchiadau personol eu hunain a datgan eu gwrthdaro buddiannau.