Rheoli Cofnodion (Gwybodaeth)

This page is available in English.

Mae gennym ymrwymiad i gydymffurfio'n llawn gyda Deddf Diogelu Data 1998 ac unrhyw ddeddfwriaeth gysylltiedig.

Fel sefydliad llywodraeth, mae'n ofyniad statudol i ni gadw cofnodion cywir o'n gweithrediadau dydd-i-ddydd. Cafodd y peirianwaith sydd gennym ar waith i reoli gwybodaeth eu cynllunio yn unol â'n hoblygiadau statudol, Polisi Rheoli Cofnodion a'r Ddeddf Diogelu Data.

Medrir cyrchu ein Polisi Rheoli Cofnodion islaw. Mae'n gosod y fframwaith ar gyfer cadw'r holl gofnodion yn nhermau polisi, gweithdrefnau a'n harfer dydd-i-ddydd.

Diffiniwn gofnodion fel bod yn wahanol i ddogfennau. Darn o wybodaeth yw dogfen. Caiff cofnod ei chreu, ei derbyn, a'i chadw fel tystiolaeth. Maent yn gynnyrch cynnal busnes ac fel arfer cânt eu cynhyrchu i gefnogi neu i alluogi prosesau busnes.

Mae gan gofnodion gylch oes ffurfiol, a chaiff pob cam o hynny fel arfer ei gefnogi gan ei bolisïau a gweithdrefnau ei hun. Ar lefel sylfaenol, mae'r cylch oes yma'n cynnwys:

  • creu - fel arfer ysgrifennu neu gofnodi dogfen a'i chadw mewn ffurf barhaol yn y Ganolfan Cofnodion
  • cofnodion byw - cofnodion y cyfeirir atynt yn rheolaidd ac a gaiff eu diweddaru neu yr ychwanegir atynt o bryd i'w gilydd
  • cofnodion cwsg - cofnodion lle cafodd y gweithgaredd ei hun ei gwblhau. Pan gaiff y cam gweithredu olaf ar y cofnod ei gwblhau caiff y cofnodion eu cau a dechreuir ar lif gwaith adolygu, mae hyn yn atgoffa'r perchennog i edrych eto ar yr wybodaeth a phenderfynu os oes dal ei hangen
  • dileu cofnodion - dyma gam olaf bywyd cofnod, gan ei symud o'r system p'un ai bapur neu electronig. Caiff ffeiliau a symudir un ai ei dinistrio neu ei dileu. Os ydynt o ddiddordeb hanesyddol, gellir eu trosglwyddo i'r Archif Genedlaethol ar gyfer defnydd y cyhoedd.